Un día en Caja
01
Abrir al llegar
Contar el fondo de cambio por billete y moneda.
02
Cobrar cada cliente
Cargar la orden del asesor o vender directo.
03
Mover efectivo durante el día
Registrar toda entrada o salida de dinero.
04
Cerrar cada día
Contar, comparar, explicar y conciliar.
Cuatro reglas que no se rompen
1
Validar una sola vez
Si algo falla, busque en Pedidos antes de cobrar otra vez.
2
Nunca digitar de nuevo una orden del asesor
Cárguela desde Cotización/Orden para no duplicar la salida de mercancía.
3
Ningún peso sale sin registro
Toda salida de efectivo se registra antes de entregar el dinero.
4
Nunca inventar un conteo
El cierre se hace con lo contado; la diferencia se explica.
Estado verificado de Cajero 1
Punto de ventaCajero 1 · almacén Punto de Venta (PDV) · equipo Punto de VentaOdoo
Sesión actualCajero 1/00008, abierta el 23 oct 2026 con fondo COP 0 y sin pedidosOdoo
Tarifa003 - (Base) Precio Fijo (COP), única disponibleOdoo
Diario de facturasINV3 · Ventas- Punto de VentaOdoo
Medios de pago8: efectivo, 2 tarjetas, 3 transferencias, crédito cliente y ADDIOdoo
RedondeoSolo efectivo · múltiplos de COP 50 · más cercanoOdoo
Control de efectivoActivo, con 10 denominaciones; sin límite de diferencia autorizadaOdoo
Precios y descuentosCambio de precio solo con acceso de gerente; descuentos por línea apagadosOdoo
DIANCompañía en ambiente de pruebas y proceso de certificaciónOdoo
Leído directamente en Odoo 19 STAGING el 23 de octubre de 2026, sin modificar nada. Antes de capacitar en producción, repita esta verificación allí.
Cómo leer las marcas de evidencia
OdooVerificado en OdooConfiguración observada en STAGING el 23 oct 2026.
ProbadoValidado en pruebasDemostrado en una operación documentada. Es histórico.
EstándarComportamiento estándarDocumentación oficial de Odoo 19, no probado en Cajero 1.
PendientePendiente de confirmarDepende de una configuración o decisión aún no comprobada.
EjemploCifras de ejemploInventadas para explicar; no son operaciones reales.
Para el instructor: elija arriba el rol de quien recibe la capacitación para ver solo sus capítulos. Active Instructor para ver qué explicar y qué revisar en cada procedimiento. Cada procedimiento tiene pestañas: empiece siempre por Paso a paso.
Índice
01
Para todos
Introducción y responsabilidades
Qué es la Caja dentro del ERP, quién hace qué y qué significa cada documento que aparece en pantalla.
CajeroSupervisorTesorería y ContabilidadAdministración ERP
Caja no solamente recibe dinero
Cuando el cajero pulsa Validar, Odoo hace mucho más que guardar un pago.
Lo que el cajero veUn cliente, unos productos, un total y un medio de pago. Al validar, sale el recibo y la pantalla queda lista para el siguiente cliente.
Lo que Odoo registra
- Un pedido POS dentro de la sesión abierta.
- Uno o varios pagos, cada uno ligado a un diario contable.
- Una factura si se activó Factura, o un documento POS electrónico si no.
- El vínculo con la orden de venta del asesor y con sus transferencias de inventario.
- Al cerrar la caja, los asientos contables de toda la sesión.
Por eso un error en Caja no se queda en Caja: un banco equivocado descuadra a Tesorería, una orden digitada de nuevo duplica la salida de inventario y un conteo inventado oculta un faltante.
Quién hace qué
Cada rol trabaja en una aplicación distinta de Odoo. Nadie corrige el trabajo de otro rol por su cuenta.
| Rol | Dónde trabaja en Odoo | Qué hace | Qué no hace |
|---|---|---|---|
| Asesor equipo Punto de Venta | Ventas | Crea la cotización, revisa cliente, productos, tarifa e impuestos, y la confirma. En el equipo Punto de Venta confirma directamente, sin aprobación BackOffice. Odoo | No cobra ni entrega mercancía. |
| Cajero | Punto de venta (Cajero 1) | Carga la orden del asesor o hace la venta directa, cobra, factura cuando corresponde, registra entradas y salidas de efectivo y hace el arqueo. | No cambia precios, no ajusta inventario, no corrige asientos. |
| Inventarista | Inventario | Recoge la mercancía (PDV-PICK) y valida la entrega al cliente (PDV-OUT). | No cobra ni modifica la orden de venta. |
| Supervisor | Punto de venta y backend | Autoriza cambios de precio, devoluciones y salidas de efectivo, revisa diferencias y aprueba el cierre. | No reemplaza el conteo del cajero. |
| Tesorería | Contabilidad › Bancos | Recibe el efectivo, concilia datáfono, transferencias, crédito y ADDI contra extractos y soportes. | No modifica pedidos POS. |
| Contabilidad | Contabilidad | Revisa asientos de cierre, diferencias, cuentas, analítica, DIAN y el traslado a Siesa. | No corrige un asiento publicado editándolo: lo reversa o ajusta con soporte. |
| Administrador ERP | Ajustes | Configura medios de pago, diarios, redondeo, rutas y permisos, primero en STAGING. | No opera la caja ni cobra. |
Los documentos que aparecen en pantalla
Son cosas distintas, aunque a veces lleven nombres parecidos.
| Documento | Modelo | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Sesión | pos.session | El periodo entre la apertura y el cierre de la caja. Agrupa todos los pedidos y pagos del día. | Cajero 1/00008 |
| Cotización | sale.order | Propuesta del asesor en Ventas, todavía sin confirmar. No reserva mercancía. | S00327 (borrador) |
| Orden de venta | sale.order | Cotización confirmada. Genera la recolección y la entrega en Inventario. | S00341 |
| Pedido POS | pos.order | Lo que crea la caja al validar. Puede venir de una orden de venta o ser una venta directa. | Cajero 1 - 20261022 |
| Pago | pos.payment | Cada línea de pago del pedido. Un pago mixto tiene dos o más. | Efectivo Cajero 1 · 17.750 |
| Factura | account.move | Documento contable de venta. Solo existe si se activó Factura o se facturó después. | INV316, diario INV3 |
| Documento POS electrónico | — | Número fiscal que la localización colombiana asigna a ventas POS sin factura. No crea una factura contable. | INV31, INV33 |
| Recibo | — | El comprobante que se imprime al cliente. No es por sí mismo un documento fiscal. | Impresión automática |
| Asiento de cierre | account.move | El registro contable que Odoo publica al cerrar la sesión con ventas, impuestos y pagos. | MISC1/2026/10/0029 |
¿Por qué factura y documento POS se llaman casi igual? En Cajero 1 los dos usan la numeración de INV3: la factura INV316 es un account.move, mientras que INV33 es solo el nombre electrónico de un pedido POS sin factura. Para saber cuál es cuál, abra el pedido y mire si tiene una factura vinculada. El capítulo 9 lo explica en detalle. Odoo
Cómo saber que está en Cajero 1 y quién opera
En STAGING existen otros puntos de venta con los mismos medios de pago. Confundirlos mezcla diarios y arqueos.
Señales de que es Cajero 1 Odoo
- En el tablero de Punto de venta, la tarjeta dice Cajero 1.
- La sesión se llama Cajero 1/0000N y los pedidos Cajero 1 - ….
- El efectivo se llama Efectivo Cajero 1 (en inglés aparece como «Efectivo»).
- Las facturas salen con la numeración de INV3.
No confundir con Odoo
- Cajero 2: mismos 7 medios no efectivo, pero efectivo «Efectivo Cajero 2», facturas INV1 y notas crédito NCPDV.
- TEST-PDV-COHERENCIA: punto de pruebas, facturas INV1.
- Taller: Gapservice, facturas INV2.
Identificar al empleado OdooCajero 1 usa inicio de sesión por empleado. Al abrir la caja se elige el nombre del cajero y cada pedido queda con ese empleado. En las pruebas se usó el empleado «Admin»; en operación real cada cajero debe entrar con su propio nombre.
Qué necesita autorización Odoo
- Cambiar un precio: Odoo lo restringe a empleados con acceso de gerente.
- Descuento por línea: está apagado en Cajero 1.
- Devoluciones, salidas de efectivo y cierres con diferencia: autorización del supervisor según procedimiento interno. Pendiente
Hallazgo de permisos: solo el empleado «Admin» tiene acceso de gerente en Cajero 1, y dos usuarios con permiso de cajero tienen también el grupo de Administración del sistema. Ese grupo pasa por encima de cualquier restricción. Debe definirse quién es supervisor y retirar el acceso de administrador a los cajeros. Odoo Pendiente
Guía del instructor
- Pida al cajero que diga con sus palabras la diferencia entre orden de venta, pedido POS y factura antes de seguir.
- Muestre el tablero de Punto de venta y señale las tarjetas Cajero 1 y Cajero 2.
- Insista en que cada cajero entra con su propio empleado: es lo que permite saber quién cobró cada venta.
02
Al llegar · antes de la primera venta
Apertura de caja
Abrir la sesión de Cajero 1 con un fondo de cambio contado de verdad, billete por billete.
CajeroSupervisor
ObjetivoQue el efectivo inicial registrado en Odoo sea exactamente el dinero que hay en el cajón.
Antes de empezar
- Fondo de cambio recibido de Tesorería, con su planilla.
- Sesión anterior cerrada.
- Su propio usuario y su nombre de empleado.
- Conexión a internet estable.
Ruta en OdooPunto de venta › Tablero › Cajero 1 › Abrir caja registradora
- Ingrese a Odoo con su usuario.
- Abra Punto de venta.
- En la tarjeta Cajero 1, pulse Abrir caja registradora. Si la tarjeta dice Continuar vendiendo, la caja ya está abierta: no la use sin saber quién la abrió y con cuánto.
- Seleccione su nombre de empleado.
- En la ventana Control de apertura, pulse el icono de billetes y monedas.
- Cuente físicamente cada denominación y digite la cantidad real de cada una. Puede practicar con la calculadora de abajo.
- Compare el total con la planilla del fondo de cambio.
- Si no coincide, escriba la nota de apertura con la diferencia y avise al supervisor antes de vender.
- Pulse Abrir caja registradora.
Qué debe aparecerLa pantalla de venta con las categorías de productos y su nombre de empleado arriba. La tarjeta del tablero cambia a Continuar vendiendo. Estándar
Qué verificar
- Total contado igual a la planilla.
- Número de sesión nuevo y consecutivo.
- Su nombre, no el de otro empleado.
- Odoo crea una sesión en estado abierto y guarda como saldo inicial lo que usted contó. La apertura no genera asiento contable: los asientos se publican al cerrar. Estándar
- La nota de apertura queda en la sesión y la ve el supervisor al cierre.
- Cajero 1 tiene control de efectivo activo y usa las 10 denominaciones de COP 100 a 100.000. Odoo
El fondo inicial no son las ventas de ayer. Odoo propone como saldo inicial el efectivo con el que se cerró la sesión anterior. Si ese dinero ya se entregó a Tesorería, la propuesta es falsa. Ejemplo real: las sesiones Cajero 1/00004, 00005 y 00006 abrieron con COP 6.191,57, que era el efectivo de una prueba del 3 de octubre que nunca se retiró del sistema. Odoo Por eso se cuenta siempre, aunque Odoo muestre un valor.
Errores frecuentes
- Aceptar el valor que propone Odoo sin contar.
- Abrir con el nombre de otro empleado.
- Mezclar el fondo con dinero personal o de ventas de otro día.
- Seguir vendiendo en una sesión que alguien dejó abierta días antes.
Qué hacer
- Diferencia en el fondo: vuelva a contar; si persiste, nota de apertura y aviso al supervisor.
- La caja ya estaba abierta: no venda; el supervisor decide si se cierra y se abre una nueva.
- No aparecen los billetes: pida al administrador revisar Monedas/Billetes de Cajero 1.
- Sin conexión: no abra hasta recuperarla.
Ejemplo Tesorería entrega un fondo de COP 200.000 con esta planilla: 2 billetes de 50.000, 4 de 20.000, 1 de 10.000 y 2 de 5.000. La cajera cuenta y encuentra un solo billete de 5.000. La calculadora muestra COP 195.000 y una diferencia de COP 5.000. No digita dos billetes para que cuadre: escribe «Falta un billete de 5.000 en el fondo recibido» en la nota de apertura, llama al supervisor y solo abre cuando él lo registra.
Calculadora de billetes y monedas
Denominaciones configuradas en Cajero 1: COP 100 a 100.000 Odoo. No guarda nada ni se conecta a Odoo.
Total contado en la aperturaCOP 0
Digite cuántos billetes y monedas tiene de cada valor.
Guía del instructor
- Entregue un sobre con billetes de juguete y pida contar en voz alta mientras digita en la calculadora.
- Quite un billete a propósito y observe si el cajero intenta «ajustar» la cifra.
- Pregunte: «¿Por qué no aceptamos el valor que Odoo propone?».
03
Escenario A · venta originada en Ventas
Recepción y cobro de una orden de venta
El cliente llega a Caja con una orden que el asesor ya creó. Caja la carga, la verifica y la cobra sin crear un pedido nuevo. Es la operación normal de Casa Repuestos.
CajeroSupervisorTesorería y Contabilidad
El recorrido completo
Inventarios puede recoger mientras el cliente camina hacia Caja. Cobrar y entregar son pasos distintos.
AsesorCotizaciónCliente, productos, cantidades, tarifa 003 e IVA.
S000xx borradorAsesorConfirmaEl equipo Punto de Venta confirma sin BackOffice.
Orden de ventaOdooCrea la logísticaUna recolección y una entrega.
PDV-PICK + PDV-OUTInventariosRecogeLleva la mercancía de Picking a Salida.
PDV-PICK hechoCajaCarga y cobraCotización/Orden, verifica y valida una vez.
Pedido POS + INV3InventariosEntregaValida la salida al cliente.
PDV-OUT hechoTesoreríaConciliaPago contra banco, datáfono o arqueo.
Cierre de sesiónEl orden entre «Inventarios recoge» y «Caja cobra» puede invertirse. Lo que no puede pasar es que la mercancía salga dos veces o que se cobre algo que no se va a entregar. El capítulo 11 muestra las pruebas de ambos órdenes.
ObjetivoCobrar la orden del asesor reutilizando sus líneas, para que la venta, la factura y la entrega queden unidas a un solo documento.
Antes de empezar
- Sesión de Cajero 1 abierta.
- Número de orden (S000xx) o nombre del cliente.
- Saber si el cliente necesita factura con su nombre, crédito o ADDI.
Ruta en OdooPantalla de venta › ⋮ Más opciones › Cotización/Orden
Etiqueta según la documentación de Odoo 19 en español Estándar
- Pregunte al cliente el número de su orden (S000xx) o el nombre con el que lo atendió el asesor.
- Deje un pedido vacío en pantalla. Si hay otro pedido abierto, pulse +.
- Pulse ⋮ y luego Cotización/Orden.
- Busque por número, cliente o vendedor y seleccione la orden.
- Odoo pregunta cómo liquidarla:
- Cerrar la orden: el cliente paga todo. Es el caso normal.
- Aplicar un anticipo (porcentaje o importe fijo): solo si el cliente paga una parte y el supervisor lo autoriza.
- Compare cada línea con la orden: cliente, referencia, cantidad, precio, IVA y total.
- Confirme con Inventarios si la recolección ya empezó o terminó.
- Si el cliente pide factura con su nombre, crédito o ADDI, confirme que el cliente sea el real y no Consumidor Final.
- Pulse Pago, elija el medio de pago y, si corresponde, active Factura.
- Pulse Validar una sola vez.
- Entregue el recibo e indique al cliente dónde recibe la mercancía.
Qué debe aparecerLas líneas de la orden en el pedido, con su cliente y su total. El total del pedido POS debe ser el mismo de la orden de venta. Tras validar, Cajero 1 imprime el recibo automáticamente y vuelve a un pedido nuevo, sin pantalla de recibo. Odoo
Qué verificar antes de validar
- El número de la orden coincide con el que trae el cliente.
- No hay líneas agregadas a mano.
- El cliente es el correcto.
- El total coincide con la orden.
Estado de la mercancíaEn el backend, abra la orden S000xx y pulse el botón Entrega. Debe ver una recolección PDV/PDV-PICK/… y una entrega PDV/PDV-OUT/….
- Preparado: reservado, falta recoger o entregar.
- Hecho: ya se movió.
- Cancelado: no cuenta.
Anticipo o liquidación completaCerrar la orden: se cobra el total y la orden queda facturada. Anticipo: Odoo cobra una parte con el producto «Down Payment (POS)», que existe en Cajero 1, y descuenta ese valor cuando se liquide el saldo. Odoo Estándar No hay pruebas de anticipos en Cajero 1: úselo solo con autorización. Pendiente
- Cada línea del pedido POS guarda la orden de venta y la línea de origen. Así se ve en las pruebas S00286 a S00291 y S00341. Probado
- Si se activó Factura, se publica una factura en INV3 cuyo origen es la orden (por ejemplo INV316 con origen S00341). La orden queda «Facturada». Probado
- Cobrar no mueve el inventario por sí solo. Las existencias bajan cuando Inventarios valida la recolección y la entrega. En la prueba «Caja primero», el stock no cambió con el pago y bajó una sola vez al validar Inventarios. Probado
- Cuatro automatizaciones activas unen la entrega de la orden con el pedido POS y limitan la cantidad entregada a lo pedido: «Evitar salida POS duplicada», «Cantidad entregada única Venta-POS PDV», «Seguimiento Caja-POS» y «Trazabilidad de transferencias Caja-POS». Odoo
La automatización que limita la cantidad entregada solo corrige el número que se muestra en la orden; no deshace un movimiento de inventario duplicado. Para comprobar duplicados hay que mirar las transferencias, no solo la cantidad entregada (capítulo 11).
| Documento | Dónde se ve | Qué lo une a la orden |
|---|---|---|
| Orden de venta S000xx | Ventas › Pedidos | Es el origen. |
| Pedido POS | Punto de venta › Pedidos | Líneas con orden de origen. |
| Factura INV3… | Contabilidad › Clientes › Facturas | Campo Origen = S000xx. |
| PDV-PICK y PDV-OUT | Inventario › Transferencias | Documento de origen S000xx y pedido POS. |
| Pago | Pedido POS › Pagos | Medio y diario del pago. |
Errores frecuentes
- Digitar de nuevo los productos como venta directa: Odoo crea otra salida de mercancía y la orden queda sin cobrar.
- Cargar la orden dos veces en dos pedidos distintos.
- Quitar líneas en Caja porque no hay existencias, sin que el asesor corrija la orden.
- Cobrar como Consumidor Final una venta que el cliente necesita a su nombre.
Qué hacer
- No encuentra la orden: verifique el número con el asesor. Si sigue en borrador, el asesor debe confirmarla.
- Inventarios no tiene todo: no cobre lo que no se entregará. Devuelva el cliente al asesor para que corrija la orden y cárguela de nuevo. Pendiente procedimiento formal de faltantes.
- Cargó la orden dos veces: elimine el pedido duplicado antes de pagar.
- Error después de validar: busque el pedido en Pedidos antes de cobrar otra vez.
Caso real STAGING Orden S00341 del 22 oct 2026: dos artículos (000172 y 000002), base COP 14.900 + IVA COP 2.831 = COP 17.731. Inventarios terminó la recolección PDV/PDV-PICK/00079. Caja cargó la orden, cobró en efectivo COP 17.750 por el redondeo a 50, y se publicó la factura INV316, pagada. Luego Inventarios validó la entrega PDV/PDV-OUT/00032. Resultado: una recolección, una entrega y una factura.
Este pedido POS se registró por API desde un script de prueba, no desde la pantalla. El flujo de pantalla está pendiente de repetirse (capítulo 11).
Guía del instructor
- Muestre primero la orden en Ventas y después la misma orden cargada en Caja: el cajero debe reconocer que son el mismo documento.
- Haga el ejercicio contrario: pregunte qué pasaría si se digitaran los productos de nuevo. La respuesta correcta es «se crea otra salida y la orden queda pendiente».
- Revise con el cajero el botón Entrega de la orden después de cobrar.
Enviar después
Para cuando el cliente paga ahora y recibe la mercancía en otra fecha o dirección.
Cómo funciona Estándar
- Seleccione un cliente con dirección registrada.
- En la pantalla de pago, pulse Enviar después.
- Elija la fecha de envío y pulse Confirmar.
- Cobre y valide. Odoo crea una entrega desde el almacén para esa fecha.
Lo verificado en Cajero 1
- La opción está activa, con almacén Punto de Venta y política «todo junto». Odoo
- El 19 oct, la orden S00284 cobrada desde la pantalla con fecha de envío generó su propia recolección y entrega (PDV-PICK/00060 y PDV-OUT/00016). Canceló la recolección original y no duplicó salidas. Probado
- La ruta configurada se llama «Entregar en 1 paso» en inglés y «Entregar en 2 pasos» en español. Sus dos reglas activas no coinciden con ninguno de los dos nombres. Odoo
Úselo solo con autorización del supervisor y solo cuando el cliente se va sin la mercancía. El comportamiento actual debe repetirse en STAGING después del ajuste de la ruta. Pendiente
04
Escenario B · venta creada en Punto de Venta
Venta directa desde Caja
El cliente no pasó por el asesor. Caja arma el pedido desde cero, cobra y Odoo genera la salida de mercancía.
CajeroSupervisor
ObjetivoRegistrar una venta completa en Caja con el producto, la cantidad, el precio y el cliente correctos.
Antes de empezar
- Sesión abierta.
- Confirmar que el cliente no trae una orden del asesor.
- Código interno del producto o su descripción.
Ruta en OdooPantalla de venta › + Pedido nuevo
- Pregunte si el cliente viene de un asesor. Si trae orden, vaya al capítulo 3.
- Pulse + para empezar un pedido nuevo.
- Busque el producto por código interno de seis dígitos (por ejemplo 000172) o por descripción. Los productos no tienen código de barras. Pendiente confirmar en producción.
- Pulse el producto. Si Odoo pide un lote, elija el lote que indique Inventarios: la mayoría de productos se controla por lote. Odoo
- Para cambiar la cantidad, seleccione la línea, pulse Cant. y digítela.
- Revise precio e IVA. La tarifa 003 se aplica sola. Cambiar un precio exige acceso de gerente y el descuento por línea está apagado. Odoo
- Seleccione el cliente: Consumidor Final solo si la política lo permite; si pide factura con su nombre, busque o cree el cliente real con su documento.
- Pulse Pago, elija el medio y, si corresponde, active Factura.
- Pulse Validar una sola vez.
- Entregue el recibo, que se imprime solo, y la mercancía.
Qué debe aparecerCada producto como una línea con su referencia, cantidad y precio con IVA. Al validar, el recibo se imprime automáticamente y la caja salta al siguiente pedido. Odoo
Qué verificar
- Referencia exacta, no un producto parecido.
- Cantidad y lote.
- Precio sin cambios no autorizados.
- Cliente correcto si lleva factura.
- Se crea un pedido POS sin orden de venta de origen.
- Sin Enviar después, Odoo crea y valida en el acto una entrega con el tipo de operación «[PDV] Órdenes de PdV» (PDV-OUT). Su ubicación de origen es PDV/Salida. Odoo
- Con Factura, se publica una factura INV3. Sin ella, el pedido recibe un número de documento POS electrónico y la venta se contabiliza en el asiento de cierre. Odoo
Hallazgo para el administrador: como la entrega directa sale de PDV/Salida y no de PDV/Stock/Picking, donde está físicamente la mercancía, el inventario queda negativo en Salida. Hoy hay 10 productos con existencia negativa en PDV/Salida; por ejemplo el kit 000092 en −11 y el depósito 000143 en −7. Odoo El cajero no debe corregirlo: es un ajuste de configuración. Pendiente
| Aspecto | Escenario A · orden del asesor | Escenario B · venta directa |
|---|---|---|
| Quién arma el pedido | El asesor, en Ventas | El cajero, en Caja |
| Cómo entra a Caja | ⋮ › Cotización/Orden | + Pedido nuevo |
| Recolección previa | Sí, PDV-PICK por Inventarios | No; la entrega sale de PDV/Salida |
| Documento de origen | S000xx | El pedido POS |
| Riesgo principal | Duplicar la salida si se digita de nuevo | Producto o lote equivocado; existencia negativa en Salida |
Errores frecuentes
- Vender directo a un cliente que tenía orden del asesor.
- Elegir un producto de descripción parecida y referencia distinta.
- Escoger cualquier lote para avanzar.
- Pedir a otro empleado con acceso de gerente que cambie el precio sin autorización.
Qué hacer
- El producto no aparece: puede no estar disponible en el POS; consulte al supervisor.
- Odoo pide lote y no sabe cuál: pregunte a Inventarios antes de validar.
- El precio parece errado: no lo cambie; consulte al supervisor.
- La impresora no responde: vea el capítulo 12.
Ejemplo Un cliente sin orden pide el filtro de aire 000196. La cajera busca «000196», pulsa el producto, Odoo pide el lote y ella elige el que indica Inventarios. El total con IVA es COP 21.539, el mismo de la prueba S00279 en STAGING; confirme siempre el precio vigente. El cliente paga en efectivo: Odoo cobra COP 21.550 por el redondeo y la cajera entrega el cambio que muestra la pantalla.
Guía del instructor
- Practique la búsqueda por código de seis dígitos y por descripción con tres productos reales.
- Pregunte siempre primero: «¿Viene de un asesor?». Es la pregunta que evita duplicados.
- Muestre que el recibo sale solo y la caja vuelve al pedido nuevo: el cajero no debe esperar una pantalla de recibo.
05
Ocho medios configurados · verificados el 23 oct 2026
Medios de pago
Toque el medio con que pagó el cliente. Verá qué hace el cajero, qué soporte guarda, a qué diario y cuenta va el dinero y quién lo concilia.
CajeroSupervisorTesorería y ContabilidadAdministración ERP
¿Cómo pagó el cliente?
Los nombres son los que ve el cajero en la pantalla de pago de Cajero 1. Odoo
Resumen para Tesorería y Contabilidad
Configuración real de cada medio. «Cuenta transitoria» es donde espera el dinero hasta que Tesorería lo concilia con el banco.
| Medio en pantalla | Tipo | Diario | Cuenta transitoria o de caja | Concilia |
|---|---|---|---|---|
| Efectivo Cajero 1 | Efectivo, se cuenta | CSH1 · Efectivo | 11050502 CAJA CASA REPUESTOS | Cajero en el arqueo; Tesorería al recibir |
| PDV Tarjeta Debito | Banco, sin datáfono integrado | BDAV · Davivienda Cta Cte | 11050501 CAJA CONSOLIDACION | Tesorería contra el cierre del datáfono |
| PDV Tarjeta Credito | Banco, sin datáfono integrado | BDAV · Davivienda Cta Cte | 11050501 CAJA CONSOLIDACION | Tesorería contra el cierre del datáfono |
| PDV Transferencia Bancolombia | Banco | BNK1 · 11100501 | 111003 Outstanding Receipts | Tesorería contra el extracto Bancolombia |
| PDV Transferencia Davivienda | Banco | BDAV · 11100503 | 111003 Outstanding Receipts | Tesorería contra el extracto Davivienda |
| PDV Transferencia AV Villas | Banco | BAVV · 11200502 | 111003 Outstanding Receipts | Tesorería contra el extracto AV Villas |
| PDV Credito Cliente | Cuenta de cliente (pagar después) | Sin diario | Cuenta por cobrar del cliente | Cartera al recaudar |
| PDV ADDI | Cuenta de cliente (pagar después) | Sin diario | 13050507 CLIENTES ADDI | Tesorería contra el desembolso de ADDI |
Todas las filas: Odoo. La cuenta por cobrar POS de la compañía es 130507 POS Customers: por ella pasan los pagos antes de llegar a caja o banco.
Para confirmar con Tesorería: las dos tarjetas usan el diario de Davivienda con la cuenta transitoria 11050501 CAJA CONSOLIDACION, y no hay registro de comisiones ni retenciones del adquirente. Debe confirmarse que el datáfono liquida en Davivienda y cómo se registran esos descuentos. Pendiente
06
Solo efectivo · múltiplos de COP 50
Redondeo de efectivo
Como no circulan monedas menores de COP 50, el total en efectivo se lleva al múltiplo de 50 más cercano. No es un descuento ni un recargo.
CajeroSupervisorTesorería y ContabilidadAdministración ERP
Calculadora de redondeo y cambio
Regla de Cajero 1: «Redondeo efectivo PDV COP 50», precisión 50, método más cercano, aplicada solo a efectivo.
Pruebe con:
Cobrar en efectivo—
Cambio a entregar—
| Total | Cobrado en efectivo | Ajuste | Por qué |
|---|---|---|---|
| 10.032,10 | 10.050 | +17,90 | 32,10 está más cerca de 50 que de 0. |
| 346.647 | 346.650 | +3 | 47 está más cerca de 50. |
| 17.731 | 17.750 | +19 | Caso real INV316 Probado |
| 58.420 | 58.400 | −20 | 20 está más cerca de 0 que de 50. |
| 58.425 | 58.450 | +25 | Justo en la mitad: «más cercano» sube. |
Precio, valor cobrado y descuento
| Redondeo | Descuento | |
|---|---|---|
| Quién lo decide | Odoo, automático | El supervisor |
| Cuánto | Máximo ±25 pesos | Lo que se autorice |
| Medios | Solo efectivo | Cualquiera |
| Afecta el precio y el IVA | No | Sí |
| Cuenta | 428000 si sube · 532000 si baja | Menor ingreso |
Pago mixto y contabilidad
- El redondeo se calcula solo sobre la parte pagada en efectivo. Una venta de COP 300.000 con 200.000 en tarjeta y 100.000 en efectivo no se redondea. Estándar
- En un pago mixto, el resultado puede depender del orden en que se registren los medios. Pendiente probarlo en Cajero 1.
- Odoo agrega una línea «Redondeo efectivo PDV COP 50». En INV316 se acreditaron COP 19 a 428000 Cash Difference Gain. En el cierre de Cajero 1/00006, una línea de redondeo debitó COP 9,10 a 532000 Cash Difference Loss. Probado
- Tarjetas y transferencias se cobran exactas: redondearlas haría que Odoo no coincida con el datáfono o el banco.
El redondeo y las diferencias de arqueo usan las mismas cuentas 428000 y 532000. Contabilidad debe decidir si los separa para poder analizarlos. Pendiente
07
Durante el día
Entradas y salidas de efectivo
Todo dinero que entra o sale del cajón sin ser una venta se registra en Odoo antes de moverlo. Una salida registrada no es una pérdida: es dinero que cambió de manos con soporte.
CajeroSupervisorTesorería y Contabilidad
ObjetivoQue el efectivo esperado del cierre refleje cada retiro, consignación o reposición del día.
Antes de empezar
- Autorización del supervisor.
- El dinero contado, en presencia de quien lo recibe o lo entrega.
- El soporte: planilla de Tesorería, consignación o recibo.
Ruta en OdooPantalla de venta › ☰ Menú › Entrada/Salida de efectivo
En inglés: «Cash In/Out» Estándar
- Cuente el dinero que va a salir o entrar, delante de quien lo recibe o lo entrega.
- Pulse el menú ☰.
- Pulse Entrada/Salida de efectivo.
- Elija Entrada de efectivo o Salida de efectivo.
- Digite el monto exacto.
- Escriba un motivo que otra persona entienda sin preguntar: qué, a quién y con qué soporte. Ejemplo: «Entrega a Tesorería, planilla 0154, recibe Ana Gómez».
- Pulse Confirmar.
- Entregue o reciba el dinero y haga firmar el soporte. Guárdelo para el cierre.
Qué debe aparecerLa venta sigue igual en pantalla. El movimiento aparece en el resumen del cierre y cambia el efectivo esperado. Estándar
Qué verificar
- Entrada o salida, la correcta.
- Monto igual al dinero contado.
- Motivo con número de soporte.
- Cada entrada o salida queda como una línea del diario de efectivo CSH1 ligada a la sesión, y suma o resta del efectivo esperado. Estándar
- Solo pueden registrarla empleados con acceso básico o avanzado al punto de venta. Estándar
- En la historia de Cajero 1 nunca se ha registrado una entrada o salida de efectivo: sus sesiones solo tienen las líneas automáticas del cierre. Odoo
- La cuenta contrapartida de cada movimiento (por ejemplo, la transitoria del diario 111002 o una cuenta de traslado a Tesorería) debe definirla Contabilidad. Pendiente
| Caso | Tipo | Soporte | Responsable | Efecto en el esperado |
|---|---|---|---|---|
| Entregar dinero a Tesorería | Salida | Planilla de entrega firmada | Cajero y quien recibe | Resta |
| Retirar efectivo para consignar | Salida | Comprobante de consignación | Cajero o mensajero autorizado | Resta |
| Reponer el fondo de cambio | Entrada | Planilla de Tesorería | Tesorería | Suma |
| Ingreso adicional autorizado | Entrada | Documento que lo justifique | Supervisor | Suma |
| Salida menor autorizada | Salida | Recibo o factura del gasto | Supervisor | Resta |
Errores frecuentes
- Sacar el dinero primero y registrar «después».
- Registrar una entrada cuando era una salida.
- Motivos como «retiro» o «varios».
- Pagar gastos del cajón sin autorización ni recibo.
Qué hacer
- Registró mal el monto o el tipo: no lo compense con otro movimiento sin avisar; informe al supervisor y anótelo para el cierre.
- Ya sacó el dinero sin registrar: regístrelo de inmediato con el soporte y avise.
- No aparece la opción: su empleado no tiene el acceso; pida al supervisor.
Ejemplo Fondo inicial COP 200.000, ventas en efectivo COP 850.000 y entrega a Tesorería de COP 700.000 registrada como salida. El efectivo esperado es 200.000 + 850.000 − 700.000 = COP 350.000. Use el comparador para ver qué pasa si esa salida no se registra.
Guía del instructor
- Repita la frase: «una salida registrada no es una pérdida».
- Pida al cajero que escriba tres motivos; corrija los que no dirían a otra persona qué pasó.
- Use el comparador con los valores del ejemplo y luego cambie las cifras.
Comparador: salida registrada o no registrada
Mismo día, mismo dinero en el cajón. Lo único que cambia es si la salida quedó en Odoo. Ejemplo
Salida registrada en Odoo
Esperado según Odoo —
Contado en el cajón —
Diferencia —
Contado en el cajón —
Diferencia —
El cierre cuadra. La salida tiene soporte y Tesorería la reconoce.
Salida no registrada
Esperado según Odoo —
Contado en el cajón —
Diferencia —
Contado en el cajón —
Diferencia —
08
Al terminar el día · todos los días
Cierre diario de caja y arqueo
Desde la última venta hasta la sesión cerrada y contabilizada. El conteo se hace con el dinero real y toda diferencia se explica y se autoriza.
CajeroSupervisorTesorería y Contabilidad
ObjetivoCerrar la sesión con un conteo real, conciliar cada medio de pago y dejar publicados los asientos del día.
Antes de empezar
- Ningún cliente esperando.
- Cierre del datáfono impreso.
- Soportes de transferencias, crédito, ADDI y salidas de efectivo.
- Supervisor disponible.
Ruta en Odoo☰ Menú › Cerrar caja registradora
A · Antes de cerrar
- Termine o elimine los pedidos abiertos en pantalla.
- Confirme que no hay pedidos pendientes de sincronizar.
- Abra Cerrar caja registradora y revise el total por medio de pago.
- Compare las tarjetas con el cierre del datáfono.
- Compare cada transferencia con su soporte y su banco.
- Revise que crédito cliente y ADDI tengan cliente real y autorización.
- Confirme que todas las entradas y salidas de efectivo estén registradas.
B · Arqueo
- Cuente el efectivo físico por denominación.
- Pulse el icono de billetes y digite cada cantidad.
- Compare el contado contra el esperado.
- Si hay faltante o sobrante, vuelva a contar.
- Escriba la observación con la causa conocida o «causa no identificada».
- Pida autorización al supervisor para cerrar con diferencia.
C · Confirmar y verificar
- Pulse Cerrar caja registradora una sola vez.
- En el backend, verifique que la sesión quedó Cerrada y que tiene su asiento de cierre. Entregue el efectivo y los soportes a Tesorería.
Odoo recomienda cerrar la caja al final de cada día. Estándar
- Al cerrar, Odoo publica un asiento de sesión en el diario del PDV (MISC1 «Punto de venta») con ventas sin factura, IVA, redondeos y la contrapartida de los pagos. Probado
- El efectivo pasa al diario CSH1: débito a 11050502 CAJA CASA REPUESTOS. Tarjetas y transferencias generan un pago combinado por medio en su diario bancario. Probado
- Una diferencia de arqueo se registra en CSH1: faltante a 532000 Cash Difference Loss, sobrante a 428000 Cash Difference Gain. Odoo Probado
- Cajero 1 no tiene configurada una diferencia máxima autorizada: Odoo deja cerrar con cualquier diferencia sin pedir aprobación de gerente. Odoo
- Los pedidos en borrador que queden al cerrar se cancelan. Así pasó con un pedido de prueba de COP 346.647 al cerrar Cajero 1/00006. Odoo
Errores frecuentes
- Copiar el valor esperado como si fuera el conteo.
- Cerrar con COP 0 contado para «salir del paso».
- Dejar la caja abierta varios días.
- Cerrar sin conciliar el datáfono.
Qué hacer
- La caja no deja cerrar: vea el capítulo 12, «La caja no permite cerrar».
- Diferencia sin causa: regístrela tal cual, con observación, y escale. No la tape con un movimiento ficticio.
- Cerró con un error: no intente corregir el asiento. Avise a Contabilidad con los soportes.
Ejemplo Fondo 200.000, ventas en efectivo 850.000, salida registrada a Tesorería 700.000. El cajero cuenta 340.000. Esperado 350.000, diferencia −10.000. Vuelve a contar y sigue en 340.000; escribe «Faltante de 10.000, causa no identificada, se revisaron los vueltos», llama al supervisor, que autoriza, y cierra. Contabilidad verá un débito de 10.000 a 532000.
Guía del instructor
- Recorra con el simulador los seis casos y pida al cajero que explique cada causa antes de mostrar la respuesta.
- Muestre el caso real Cajero 1/00006 para explicar por qué un cierre con cero no se acepta.
- Verifique que el cajero sabe dónde ver la sesión cerrada en el backend.
Simulador de arqueo
Efectivo esperado = fondo inicial + cobros en efectivo + entradas − devoluciones en efectivo − salidas. Diferencia = contado − esperado. Ejemplo
Esperado—
Diferencia—
Efecto contable al cerrar
—
Caso de auditoría real: Cajero 1/00006
Sesión de STAGING usada para pruebas. Sirve para enseñar control interno; no demuestra que haya faltado dinero físico. Odoo
| Apertura | 15 oct 2026, 15:18 |
| Cierre | 23 oct 2026, 09:35 |
| Pedidos | 17 pagados en efectivo + 1 borrador cancelado |
| Saldo inicial | 6.191,57 |
| Cobros en efectivo | 3.860.685,59 |
| Efectivo esperado | 3.866.877,16 |
| Efectivo contado registrado | 0 |
| Diferencia registrada | −3.866.877,16 |
| Asiento | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| CSH1/2026/00002 | 11050502 Caja Casa Repuestos | 3.860.685,59 | |
| 130507 POS Customers | 3.860.685,59 | ||
| CSH1/2026/00003 | 532000 Cash Difference Loss | 3.866.877,16 | |
| 11050502 Caja Casa Repuestos | 3.866.877,16 |
Más el asiento de sesión MISC1/2026/10/0029 con ventas, IVA y redondeo. Horas de Bogotá.
Qué enseñaAceptar un conteo de cero deja la caja contable en cero y registra un gasto de casi 3,9 millones. El informe de pérdidas y ganancias queda distorsionado aunque el dinero exista.
Por qué Odoo lo permitióCajero 1 no tiene diferencia máxima autorizada. Además la sesión estuvo abierta ocho días, lo que mezcla operaciones y dificulta saber qué pasó cada día.
Cómo se corrigeUn asiento publicado no se edita ni se borra. Contabilidad analiza los soportes y decide si lo reversa o lo ajusta con un asiento documentado. El cajero no lo toca. Pendiente decisión de Contabilidad.
09
Qué documento sale de cada venta
Facturación, recibos, documento POS y DIAN
Un recibo no es una factura, y una factura publicada en Odoo no es todavía una factura aceptada por la DIAN. En STAGING ningún documento de Cajero 1 es fiscalmente válido.
CajeroSupervisorTesorería y ContabilidadAdministración ERP
Los documentos, uno por uno
Desde la cotización del asesor hasta el estado ante la DIAN. Números y estados: Odoo
| Documento | Qué es | Quién lo origina | Ejemplo en STAGING | ¿Contable? | ¿Fiscal? |
|---|---|---|---|---|---|
| Cotización | Propuesta sin confirmar | Asesor | S00327 (borrador) | No | No |
| Orden de venta | Cotización confirmada; genera logística | Asesor | S00341 | No | No |
| Orden POS | Pedido validado en Caja | Cajero | Cajero 1 - 20261022 | Al cierre | No por sí sola |
| Recibo de venta | Comprobante impreso al cliente | Odoo al validar | Impresión automática | No | No |
| Factura de cliente | Asiento de venta con número INV3 | Caja con Factura | INV316 | Sí, al validar | Solo si la DIAN la acepta |
| Documento equivalente electrónico POS | Número electrónico de una venta POS sin factura | Localización colombiana | INV31, INV33, INV37, INV315 | No crea factura | Solo si la DIAN lo acepta |
| Nota crédito | Reversa total o parcial de una factura | Devolución | NCPDV/2026/00001 | Sí | Solo si la DIAN la acepta |
| Comprobante de pago | Registro del cobro de una factura | Odoo al validar | MISC1/2026/10/0017 | Sí | No |
| Estado DIAN | Respuesta de la DIAN al documento | DIAN | Pendiente; ninguno aceptado | — | — |
Cinco estados que no deben confundirse
Cada uno se revisa en un lugar distinto. Que uno esté listo no significa que los demás también.
1 · Creado
Existe el documento en borrador o el pedido POS.
Existe el documento en borrador o el pedido POS.
2 · Contabilizado
La factura está «Publicada» y tiene asiento.
La factura está «Publicada» y tiene asiento.
3 · Transmitido
Odoo envió el XML a la DIAN.
Odoo envió el XML a la DIAN.
4 · Validado o rechazado
La DIAN respondió; el campo de estado DIAN lo muestra.
La DIAN respondió; el campo de estado DIAN lo muestra.
5 · Pagado y conciliado
El pago está registrado y cruzado con la factura y el banco.
El pago está registrado y cruzado con la factura y el banco.
Lo verificado en STAGING Odoo
- La compañía está en ambiente de pruebas, en proceso de certificación y con modo de prueba activo.
- INV3 tiene la autorización 18760000001 con rango 990.000.000 a 995.000.000, que corresponde a datos de prueba.
- Las facturas INV3 de Cajero 1 están publicadas y pagadas; casi todas sin estado DIAN, y INV32 e INV317 «pendientes».
- Los documentos POS INV31, INV33, INV37 e INV315 están «pendientes».
- Ningún documento de Cajero 1 fue aceptado por la DIAN.
Cuándo activar Factura
- El cliente pide factura a su nombre o el de su empresa.
- La venta es a crédito cliente o con ADDI.
- Se necesita: nombre o razón social, tipo y número de documento, dirección y correo para la factura electrónica.
- Si el contacto es una empresa, Odoo activa la factura solo. Estándar
- La política de cuándo basta el documento POS sin factura debe definirla Tributaria. Pendiente
Dos casos que no se deben mezclar
Documento POS sin factura Probado19 oct 2026. La orden S00272 se cobró desde la pantalla de Caja sin activar Factura. El pedido POS «Cajero 1 - 000001» recibió el documento electrónico INV33, que sigue pendiente, pero no tiene factura contable. Además, la orden de venta se facturó por aparte como INV/2026/00008 en el diario de la Comercializadora. Una venta quedó con dos documentos y en un diario ajeno a Casa Repuestos.
Factura publicada y pagada Probado22 oct 2026. La orden S00341 se cobró con Factura activada. Se publicó INV316 en INV3, pagada, con saldo cero y el ajuste de redondeo de COP 19. No fue transmitida ni aceptada por la DIAN: está contabilizada y pagada, pero no es fiscalmente válida.
Dónde encontrar cada documento
- En Caja: Pedidos, filtro Pagado, seleccionar el pedido; si no tiene factura, aparece Factura para emitirla. Estándar
- Backend: Punto de venta › Pedidos › Pedidos.
- Facturas: Contabilidad › Clientes › Facturas, diario «Ventas- Punto de Venta» (INV3).
Cómo saber si hay factura contable
- Abra el pedido POS. Si tiene una factura vinculada (INV3…), existe un account.move.
- Si solo muestra un nombre electrónico y no tiene factura vinculada, es un documento POS.
- El estado DIAN de la factura se ve en el campo de estado DIAN de la propia factura.
Para Tributaria: el contacto «Consumidor Final» tiene registrado el documento 1144201027. La identificación genérica de consumidor final que usa la DIAN es otra. Debe confirmarse antes de producción. Las notas crédito de Cajero 1 están configuradas en INV3, mientras que Cajero 2 usa el diario NCPDV «sin resolución DIAN». Odoo Pendiente
10
Para Tesorería, Contabilidad y supervisores
La contabilidad real detrás de las operaciones
Qué asientos produce cada venta, cuándo se publican, cuándo se concilian y dónde se buscan. Los valores vienen de documentos reales de STAGING.
Tesorería y ContabilidadAdministración ERPSupervisor
El recorrido contable de una venta
Cada etapa tiene su documento. Las cuentas puente se cancelan entre sí; lo que queda es caja o banco contra ingreso e IVA.
VentasPedido de ventaSin asiento. Lleva la analítica CO-PDV / CC-PDV-VENTAS.
CajaPedido POSSin asiento propio hasta el cierre.
OdooFactura INV3Al validar: cuenta por cobrar contra ingreso, IVA y redondeo.
OdooPago de factura130507 contra la cuenta por cobrar del cliente, conciliado.
CierreAsiento de sesiónVentas sin factura, IVA y pagos por medio, en MISC1.
CierreDiario del medioCaja CSH1 o pago combinado en el banco.
TesoreríaConciliaciónTransitoria contra extracto o arqueo.
Simulador contable por escenario
Elija un escenario. Cada etapa muestra el documento real, sus líneas, cuándo se publica, cuándo se concilia y dónde buscarlo.
Cuentas que intervienen en Cajero 1
No todas se usan en una misma operación. Estado leído en Odoo el 23 oct 2026.
| Cuenta | Tipo | Función en la Caja | Observación |
|---|---|---|---|
| 11050502 CAJA CASA REPUESTOS | Efectivo | Efectivo de Cajero 1 (diario CSH1) | Correcta. Odoo |
| 11050501 CAJA CONSOLIDACION | Efectivo, conciliable | Transitoria de tarjetas débito y crédito | Confirmar con Tesorería. Pendiente |
| 111003 Outstanding Receipts | Activo, conciliable | Transitoria de transferencias y recaudos | Se concilia con el extracto. Odoo |
| 11100501 / 11100503 / 11200502 | Banco | Bancolombia, Davivienda y AV Villas | Odoo |
| 130500 Customers | Por cobrar | Cuenta por cobrar del contacto Consumidor Final | Cuenta genérica de Odoo; los clientes usan 130505. Pendiente |
| 130505 CLIENTES NACIONALES | Por cobrar | Cartera de clientes con nombre, incluido crédito cliente | Probado |
| 130507 POS Customers | Por cobrar, puente | Puente de todos los pagos POS; debe quedar en cero | Odoo |
| 13050507 CLIENTES ADDI | Por cobrar | Cartera ADDI, por la posición fiscal | Probado solo en el punto de pruebas |
| 24080207 IVA Generado | Pasivo | IVA 19 % de ventas y devoluciones | Odoo |
| 420500 Other sales | Ingreso | Ingreso de las ventas de Cajero 1, con y sin factura | Revisar: las facturas INV1 e INV usan 41350601. Pendiente |
| 41350601 VENTAS GRAVADAS… | Ingreso | Ingreso en INV1, INV y en la prueba de coherencia | Es la cuenta por defecto de INV3, pero no la que se usa. Odoo |
| 41750601 DEVOLUCIONES… | Ingreso (menor) | Notas crédito NCPDV | Probado |
| 428000 Cash Difference Gain | Ingreso | Sobrantes de arqueo y redondeo hacia arriba | Odoo |
| 532000 Cash Difference Loss | Gasto | Faltantes de arqueo y redondeo hacia abajo | Odoo |
Por qué 420500: solo 1 de 3.608 categorías de producto tiene cuenta de ingreso propia. Las 16 líneas de producto de las facturas INV3 y el cierre de Cajero 1/00006 acreditaron 420500 Other sales, mientras que las facturas INV1 e INV acreditan 41350601. Contabilidad debe definir la cuenta de ingreso de Casa Repuestos y configurarla en las categorías o en el diario. Odoo Pendiente
Diario de facturación: INV3, no INV1
- Cajero 1 factura en INV3 «Ventas- Punto de Venta». INV1 tiene el mismo nombre visible y la usan Cajero 2 y el punto de pruebas. Odoo
- El perfil de la interfaz Siesa para ventas POS clasifica INV1 e INV2, no INV3. Pendiente
- Las automatizaciones de autorretención de renta y ReteIVA a grandes contribuyentes aplican a los diarios INV e INV1, no a INV3. Odoo Pendiente
- La automatización de analítica de facturas sí incluye INV1, INV2, INV3 y NCPDV. La auditoría del 15 oct reportaba que faltaba INV3; ese hallazgo ya no aplica. Odoo
Contabilidad analítica de Casa Repuestos
- Las líneas de venta y de factura reciben {"3,4": 100}: 100 % a CO-PDV (centro de operación) y 100 % a CC-PDV-VENTAS (centro de costo). Son dos planes distintos; no es un reparto 50/50. Odoo
- CO-PDV se homologa al centro de operación 006 de Siesa. El centro de costo no tiene homologación autoritativa. Pendiente
- El asiento de cierre de sesión (ventas sin factura) no lleva analítica. Odoo
- IVA, cuentas por cobrar, caja y puentes no llevan analítica, por diseño.
| Unidad | Centro de operación | Centro de costo | Siesa CO |
|---|---|---|---|
| Comercializadora | CO-BP | CC-BP-VENTAS | 002 |
| Casa Repuestos | CO-PDV | CC-PDV-VENTAS | 006 |
| Gapservice | CO-GAP | CC-GAP-VENTAS | 008 |
Valoración de inventario
La compañía usa valoración periódica y las categorías revisadas usan costo promedio y valoración periódica. Odoo Por eso una salida física no genera en el momento un asiento de costo de venta. El movimiento de existencias, la valoración del inventario y el reconocimiento del costo son tres cosas distintas: la primera es inmediata, las otras dos se hacen en el cierre periódico.
La prueba del 3 oct con el producto 018632 sí generó costo automático porque su categoría estaba en valoración automatizada. No debe generalizarse. Probado
Relación con Siesa UNO 8.5
- Odoo es el sistema operativo: ventas, caja, inventario, facturas y asientos. Siesa sigue siendo la contabilidad legal de OBYCO.
- La interfaz Odoo → Siesa es un proyecto aparte: extrae, valida, homologa y genera archivos CGBATCH que se entregan manualmente a Siesa TEST.
- No hay evidencia de que alguna operación de Cajero 1 se haya transmitido a Siesa. Pendiente
- Controles necesarios: homologación de cuentas, diarios (INV3), terceros y centros; idempotencia para no cargar dos veces; y tres estados separados: Odoo, DIAN y Siesa.
11
Caja e Inventarios trabajan en paralelo
Inventarios y despacho relacionados con Caja
Cobrar no es despachar. Qué hace cada área, cuándo baja el inventario y cómo comprobar que una venta no sacó la mercancía dos veces.
CajeroSupervisorTesorería y ContabilidadAdministración ERP
AsesorOrden de ventaConfirma y reserva la mercancía.
S000xxInventariosRecolecciónDe PDV/Stock/Picking a PDV/Salida.
PDV-PICKCajaPago y facturaCarga la orden y cobra.
Pedido POS · INV3InventariosEntregaDe PDV/Salida a Clientes.
PDV-OUTTesoreríaConciliaciónPagos contra bancos y arqueo.
CierreUbicaciones del PDV Odoo
- PDV/Stock/Picking: estantería de venta.
- PDV/Stock/Packing: reserva que reabastece Picking.
- PDV/Salida: zona de despacho.
- Clientes: la mercancía ya salió de la empresa.
Operaciones Odoo
- [PDV] Recolectar/Pick (PDV-PICK): Picking → Salida.
- [PDV] Órdenes de PdV (PDV-OUT): Salida → Clientes.
- El almacén PDV entrega en dos pasos: recolección y envío.
Cuándo baja el inventario
- Reserva: al confirmar la orden; no mueve nada.
- Recoger: la mercancía pasa a Salida; sigue siendo de la empresa.
- Entregar: sale a Clientes; ahí deja de estar disponible.
- Cobrar: no mueve existencias. Probado
Lo que muestran las pruebas
Pruebas de STAGING entre el 19 y el 22 de octubre. Son evidencia histórica: el comportamiento actual debe confirmarse antes de producción.
| Caso | Orden de los pasos | Cómo se registró el cobro | Resultado |
|---|---|---|---|
| S00286, S00287, S00288 · 19 oct | Inventarios primero, Caja después | Script por API | Una recolección y una entrega por orden, cantidad entregada 1, facturas INV38 a INV310. Sin duplicados. Probado |
| S00289, S00290, S00291 · 19 oct | Caja primero, Inventarios después | Script por API | Igual: una recolección y una entrega, facturas INV311 a INV313. El pago no movió existencias. Probado |
| S00272 · 19 oct | Inventarios entregó, luego Caja cobró | Pantalla de Caja | Salida duplicada: la caja creó una entrega adicional (PDV-OUT/00009). La orden quedó con 22 kits entregados de 11 pedidos y 14 depósitos de 7, más una factura en otro diario. Probado |
| S00284 · 19 oct | Caja con Enviar después | Pantalla de Caja | La caja creó su propia recolección y entrega y canceló la recolección original. Sin duplicados. Probado |
| S00340 · 22 oct | Caja primero | Pantalla de Caja | La recolección de la orden se canceló y la caja entregó desde PDV/Salida. No hubo doble salida, pero la unidad nunca salió de Picking en Odoo: quedó −1 en Salida. Probado |
| S00346 · 22 oct | Inventarios recogió, luego Caja cobró | Script por API | La entrega original se canceló y la caja creó la suya. Cantidad entregada 4 de 4. Probado |
| S00339 · 22 oct | Recolectada y cobrada, sin entregar | Script por API | Factura INV314 pagada; la entrega PDV-OUT/00030 sigue «Preparado». Ejemplo de cobrado pero no despachado. Odoo |
Conclusión honesta: las pruebas por script no duplicaron salidas en ningún orden. Las pruebas desde la pantalla de Caja muestran dos comportamientos distintos según el orden de los pasos, y uno de ellos deja el inventario negativo en Salida. Hay que repetir ambos órdenes desde la pantalla de Cajero 1 antes de producción. Pendiente
Cómo comprobar que una venta no produjo dos salidas
- Abra la orden S000xx y pulse Entrega.
- Cuente las entregas PDV-OUT en estado Hecho. Debe haber una sola por orden (salvo entregas parciales autorizadas).
- Desconfíe de una segunda PDV-OUT cuyo origen sea «Cajero 1 - …» si la de la orden también está hecha.
- No se guíe solo por la cantidad entregada: una automatización la limita a lo pedido y puede ocultar el duplicado.
- Revise en Inventario › Informes › Historial de movimientos que el producto salió una sola vez a Clientes.
Si el pedido está pagado y Inventarios no ha terminado
- Indique al cliente dónde y cuándo recibe la mercancía.
- Avise al inventarista con el número de la orden.
- No valide transferencias de Inventario desde la caja.
- No cobre otra vez ni cree una venta nueva.
- Si falta mercancía, el supervisor y el asesor deciden: entrega posterior o devolución del dinero.
Caja nunca corrige existencias. Una diferencia logística se resuelve con conteo y ajuste autorizado en Inventarios, no desde el punto de venta. Hoy hay 10 productos negativos en PDV/Salida que deben investigarse por su causa. Odoo
12
Cuando algo no sale como se esperaba
Devoluciones, notas crédito y situaciones especiales
Primero la devolución normal; después, qué revisar, qué no hacer y a quién llamar en cada incidente.
CajeroSupervisorTesorería y Contabilidad
ObjetivoDevolver dinero o mercancía a partir de la venta original, para que queden la nota crédito y la trazabilidad.
Antes de empezar
- Autorización del supervisor.
- Recibo o número del pedido original.
- Producto revisado físicamente.
- Medio de reembolso autorizado.
Ruta en Odoo⋮ › Reembolso
o Pedidos › pedido pagado › Reembolso Estándar
- Busque el pedido original por número, fecha o cliente en la lista de pedidos pagados.
- Verifique que el cliente del pedido es quien devuelve.
- Seleccione solo los productos y cantidades que regresan físicamente. La devolución puede ser total o parcial.
- Pulse Reembolso. Las cantidades aparecen en negativo.
- Elija el medio de reembolso autorizado. Si es efectivo, saldrá del cajón y bajará el esperado.
- Pulse Validar una sola vez.
- Entregue el dinero contra firma y guarde el soporte con el producto devuelto.
- Entregue el producto a Inventarios para su revisión.
No cree una venta con cantidades negativas si el pedido original existe: se pierde el vínculo con la factura y con la entrega.
- Una devolución validada genera una nota crédito que referencia la factura original. Estándar
- En el punto de pruebas, el reembolso del pedido T2 generó NCPDV/2026/00001, reversa de INV14, con devolución en efectivo de COP 119.000. La devolución parcial de 1 de 2 unidades generó NCPDV/2026/00002 por COP 59.500. Probado
- En Cajero 1 no se ha probado ninguna devolución, y su diario de notas crédito es INV3. Pendiente
- Existe la operación «[Picking] Devolución de cliente» (Clientes → PDV/Stock/Picking), pero no hay devoluciones físicas registradas para comprobar que el reembolso POS la use. Odoo Pendiente
- La nota crédito también debe transmitirse y ser aceptada por la DIAN; NCPDV figura «sin resolución DIAN». Odoo
- Un reembolso en efectivo reduce el efectivo esperado del cierre.
Errores frecuentes
- Devolver todas las unidades cuando solo regresó una.
- Reembolsar en efectivo una venta pagada con tarjeta sin autorización.
- Entregar el dinero sin validar la devolución en Odoo.
Qué hacer
- No encuentra el pedido: búsquelo en el backend con el supervisor.
- Validó una cantidad errada: no haga otra devolución para compensar; avise a supervisor y Contabilidad.
- El pedido era de otra sesión cerrada: la devolución entra en la sesión de hoy; explíquelo en el cierre.
Ejemplo Un cliente compró dos terminales por COP 75.208 y devuelve uno. La cajera busca el pedido, selecciona 1 unidad, pulsa Reembolso y ve −1 por COP 37.604. Con autorización del supervisor, reembolsa en efectivo, valida una vez y entrega el dinero contra firma. En el cierre, el esperado baja COP 37.604.
Situaciones especiales
Abra cada caso para ver qué revisar, qué no hacer y a quién escalar.
Lista de control ante cualquier error
Marque cada paso a medida que lo hace. Así no se salta ninguno con el cliente esperando.
0 de 6 hechos
13
Ejercicios guiados para la capacitación presencial
Capacitación práctica
Doce escenarios para practicar junto al cajero. Se hacen como simulación o en un ambiente de pruebas autorizado; nunca generan operaciones reales.
CajeroSupervisor
Regla de la capacitación: los ejercicios en Odoo se hacen solo en STAGING o en otro ambiente de pruebas autorizado, con clientes y referencias marcados como prueba. Todas las cifras son ejemplos didácticos salvo que digan lo contrario. Active Instructor arriba para ver qué revisar en cada ejercicio.
14
Para el administrador de Odoo
Administración del ERP
Configuración verificada, hallazgos que requieren decisión y cómo hacer un cambio sin dañar una caja abierta. Todo cambio se prueba primero en STAGING.
Administración ERPSupervisorTesorería y Contabilidad
Configuración de Cajero 1 verificada
Lectura de pos.config y modelos relacionados en STAGING, 23 oct 2026. Odoo
| Almacén y operación | Punto de Venta (PDV) · tipo «[PDV] Órdenes de PdV», origen PDV/Salida |
| Equipo comercial | Punto de Venta |
| Diario del PDV | MISC1 «Punto de venta», cuenta por defecto 420500 |
| Diario de facturas | INV3 «Ventas- Punto de Venta»; también consumidor final y notas crédito |
| Tarifa | 003 - (Base) Precio Fijo (COP), única disponible |
| Redondeo | «Redondeo efectivo PDV COP 50»: 50, más cercano, línea separada, 428000/532000, solo efectivo |
| Denominaciones | 100 · 200 · 500 · 1.000 · 2.000 · 5.000 · 10.000 · 20.000 · 50.000 · 100.000 |
| Control de efectivo | Activo; diferencia máxima autorizada: no configurada |
| Posición fiscal | ADDI - cartera 13050507, seleccionable; sin posición por defecto |
| Empleados | Inicio por empleado activo; acceso de gerente solo «Admin» |
| Precios | Modificación restringida a gerentes; descuento por línea apagado |
| Enviar después | Activo; ruta 10; política «todo junto» |
| Anticipos | Producto «Down Payment (POS)» configurado |
| Impresión | Automática, sin pantalla de recibo; sin impresora IoT o ePOS configurada |
| Sesión | Cajero 1/00008 abierta desde el 23 oct 2026 |
Hallazgos que requieren decisión
Ninguno se corrigió durante esta revisión: el trabajo fue solo de lectura y documentación.
Cómo se hace un cambio
El recorrido seguro desde la idea hasta la caja del cajero.
AdministradorProbar en STAGINGCambio y prueba con datos marcados.
ContabilidadAprobarSi toca diarios, cuentas, impuestos o DIAN.
AdministradorAplicar en producciónIgual que en STAGING; anotar qué, quién y cuándo.
CajeroActualizar datosLa caja abierta no ve el cambio hasta recargar.
CajeroVerificarRevisar en la pantalla lo que cambió.
Rutas según la documentación de Odoo 19 Estándar. Los nombres pueden variar un poco con el idioma del usuario; en STAGING está instalado el español de Chile.
Llevar un cambio a una caja abierta
La caja guarda en el navegador los datos que cargó al abrir. Un cambio en el ERP no aparece hasta recargarlos.
- Termine o deje bien apartado el pedido en pantalla.
- Confirme que hay conexión y que no hay pedidos pendientes de sincronizar.
- Pulse el menú ☰.
- Pulse Actualizar datos («Reload Data»).
- Espere a que vuelva a aparecer el catálogo.
- Abra una venta y pulse Pago.
- Verifique que se vean los ocho medios de pago y el cambio realizado.
¿No ve Actualizar datos? Salga al backend y entre por Punto de venta › Tablero › Continuar vendiendo. Como último recurso use Ctrl + Shift + R.
No borre la caché ni los datos del sitio mientras haya pedidos sin sincronizar: se pierden ventas que aún no llegaron al servidor.
G
Palabras que se oyen en Caja
Glosario operativo
Definiciones cortas, con el sentido que tienen en la operación de Casa Repuestos.
No hay términos con esa palabra.
E
De dónde sale cada dato
Evidencias y fuentes
Cómo se verificó este manual y qué documentos lo respaldan.
Verificación en Odoo · 23 oct 2026
- Consultas de solo lectura por API JSON-2 a Odoo 19 STAGING (obyco-sh-19-0-staging), con un cliente que rechaza cualquier método distinto de lectura. No se creó, modificó ni borró ningún registro, ni se cerró ninguna sesión.
- Modelos leídos: pos.config, pos.payment.method, pos.session, pos.order, pos.payment, pos.bill, account.cash.rounding, account.journal, account.account, account.move, account.move.line, account.fiscal.position, account.bank.statement.line, stock.picking, stock.move, stock.quant, stock.rule, stock.picking.type, sale.order, base.automation, product.category, res.company y grupos de usuarios.
- Documentos citados: sesiones Cajero 1/00001 a 00008; órdenes S00121, S00183, S00272, S00284, S00286 a S00291, S00327, S00339 a S00341 y S00346; facturas INV32 a INV317; asientos CSH1/2026/00001 a 00003 y MISC1/2026/10/0017 a 0033; sesión TEST-PDV-COHERENCIA/00007 (pedidos T1 a T13).
- Evidencia previa: contexto integral OBYCO–Odoo–Siesa del 22 oct 2026, auditoría integral del 15 oct 2026, informes de configuración contable, analítica y redondeo del 3 oct, scripts de prueba POS e inventario paralelo, y captura de la interfaz contable.
- Aclaración sobre la validación técnica del 23 oct: la pantalla de pago cargó los ocho medios sin errores OWL y redondeó 346.647 a 346.650. Ese pedido de prueba quedó en borrador con su línea de pago y Odoo lo canceló al cerrar Cajero 1/00006; no generó factura ni asiento.
Documentación oficial de Odoo 19 contrastada
- Flujo de Punto de Venta, apertura, cierre y efectivo
- Facturas desde el PdV
- Métodos de pago
- Crédito en cuenta del cliente
- Precios, redondeo y posiciones fiscales
- Posiciones fiscales
- Localización Colombia
Donde el estándar y OBYCO difieren: la documentación describe el mapeo de cuentas de ingresos y gastos en las posiciones fiscales; en OBYCO la posición ADDI también mapea las cuentas por cobrar 130505 y 130500 a 13050507, y la factura de prueba INV110 lo confirmó. La documentación trata el límite de crédito como una advertencia, no como un bloqueo, y Cajero 1 lo tiene activo a nivel de compañía.